EDIFACT: Der universelle Nachrichtenstandard

EDIFACT Definition

EDIFACT ist die Abkürzung für »Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport«, zu Deutsch »elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport«. Dies ist ein von der UN festgelegtes und weltweites Regelwerk. Dieses Regelwerk ist für den zwischenbetrieblichen, elektronischen Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern bestimmt.

Ziele von EDIFACT

Das Ziel von EDIFACT ist die Optimierung und Standardisierung des Datenflusses unter Geschäftspartnern (EDI Standards). Es wurden einheitliche Segmente und Elemente definiert. Diese beschreiben die Angaben der elektronischen Datei und werden für die verschiedensten Belegarten (wie Rechnung, Bestellung, Lieferschein) lediglich durch eine differenzierte Anordnung eingesetzt. Dadurch wurde ein Standard für den weltweiten Einsatz geschaffen.

Subsets als Standard-Untergruppen

Der Standard ist sehr umfangreich und wurde für nahezu jeden Geschäftsvorfall und jede Branche geschaffen. Daher entwickelten sich daraus wieder Untergruppen, die sog. Subsets. Für die Branche Handel entstand daraus das Subset EANCOM. Dieses Subset enthält nur die absoluten Muss-Felder des EDIFACT-Standards und die branchenspezifischen Kann-Felder. Durch die Bildung sogenannter Subsets sind die Nachrichten leichter zu handhaben und besser zu verstehen. Die nachfolgende Tabelle verschafft einen Überblick über die EDIFACT-Nachrichten.

Aufbau einer EDIFACT-Nachricht (EDIFACT Datei)

Die EDIFACT-Regeln basieren, wie jede Sprache, auf einem zu verwendenden Zeichensatz:

• dem Wortschatz (Datenelemente)
• und der Grammatik (Syntax).

Es werden weltweit anwendbare einheitliche Nachrichten geschaffen. Diese gehen von den Datenelementen, Datenelementgruppen und Segmenten der Syntax und den Richtlinien für die Entwicklung von Nachrichtentypen aus. Die Syntax enthält Regeln, nach denen die zwischen den Kommunikationspartnern ausgetauschten Nachrichten einheitlich strukturiert werden können. Diese sind unabhängig von der jeweils verwendeten Hard- und Software und für alle Beteiligten gleich.

Die Syntax bietet dem Anwender weiterhin folgende Möglichkeit: Die Übertragungsdatei kann so reduziert werden, dass nur tatsächlich benötigte Inhalte übertragen werden. Die Segmente und Datenelemente sind in ihrer Länge variabel. Ihr Inhalt muss nicht mit Leerzeichen oder Nullen gefüllt werden. Dies unterscheidet sie von Datensätzen fester Länge. Es werden nur die Segmente, Datenelementgruppen und Datenelemente übertragen, für die in der aktuellen Nachricht Inhalte vorhanden sind. Das führt zu deutlichen Einsparungen in der Datenübermittlung.

Die EDIFACT-Syntax

Diese EDIFACT Syntax Version definiert folgende Sachverhalte:

A) Verwendbare Zeichensätze

Welche Arten gibt es in den einzelnen Nachrichten? Zur Darstellung der Nachrichteninhalte werden zur Zeit zwei Zeichensätze definiert:

• Typ A: nur druckbare Zeichen
• Typ B: druckbare Zeichen und alle in der Datenkommunikation zulässigen Zeichen des 7- und 8-Bit-Codes.

B) EDIFACT-Datenelemente

Dies ist der Grundbaustein, der eine Information darstellt, z. B. die Artikelnummer. Ein Datenelement ist vergleichbar mit einem Datenfeld. Die Datenelemente stehen innerhalb eines Segments immer in einer fest definierten Reihenfolge. Anhand ihrer Position können sie im Segment identifiziert werden.

C) EDIFACT-Segmente

Dies ist die Zusammenfassung von logisch zusammenhängenden Datenelementen. Es ist vergleichbar mit einem Datensatz. Die Segmente stehen innerhalb einer Nachricht immer in der im Nachrichtenaufbaudiagramm definierten Reihenfolge.

D) EDIFACT-Nachrichten

Die EDIFACT-Nachricht ist eine Zusammenfassung aller Segmente, die zur Darstellung eines Geschäftsvorfalls, z. B. einer Rechnung, erforderlich sind. Die Nachricht wird durch die Angaben im Nachrichtenkopfsegment (UNH) identifiziert. Sie wird mit dem Nachrichtenendsegment (UNT) abgeschlossen. Es werden nur solche Segmente übertragen, deren Datenelemente Inhalte aufweisen. Segmente, für die keine Information vorliegen, werden komplett weggelassen.

Der EDIFACT-Nachrichtenname »ORDERS D96 A« bedeutet:

• »ORDERS«: Es ist eine Bestellung
• Der Buchstabe »D« steht für Draft (= Entwurf)
• »96« ist das Jahr, an welchem eine Änderung in dieser Nachricht vorgenommen wurde
• »A« bedeutet in der ersten Jahreshälfte von 1996

Eine Nachrichtengruppe ist eine Zusammenfassung von Nachrichten gleicher Nachrichtenart: Dies können beispielsweise mehrere Lieferscheine für den gleichen Empfänger sein.

Da jede Nachricht durch die Nachrichtenreferenznummer identifiziert wird, ist die Reihenfolge der Nachrichten innerhalb der Nachrichtengruppe beliebig. Die Identifikation der Nachrichtengruppe findet durch die Angaben im Kopfsegment UNG statt. Das Ende einer Nachrichtengruppe wird mit dem Endsegment UNE beschrieben.

E) EDIFACT-Übertragungsdatei

Die EDIFACT-Übertragungsdatei ist eine Zusammenfassung von Nachrichten oder Nachrichtengruppen. Sie wird an einen Empfänger direkt versendet oder über ein Clearing-Center an mehrere Empfänger weitergeleitet. Jede Nachrichtengruppe ist durch Absender- und Empfängerangaben und die Nachrichtenreferenznummer eindeutig. Die Reihenfolge der Nachrichtengruppe kann innerhalb der Übertragungsdatei beliebig sein. Sie wird durch die Angaben im Nutzdatenkopfsegment (UNB) identifiziert und mit dem Nutzdatenendsegment (UNZ) beendet. Die Übertragungsdatei einer EDIFACT-Nachricht sieht folgendermaßen aus:

Die Grundstruktur einer EDIFACT-Nachricht ist immer gleich und besteht aus bestimmten Rahmensegmenten:

UNA-Segment (optional): hier können Sie Trennzeichen und Sonderzeichen umbenennen

UNB-Segment: Dateikopf; bildet den Umschlag mit dem UNZ, der allgemeine Informationen enthält

UNG-Segment: Gruppenanfang; Nachrichten können zu Nachrichtengruppen zusammengefasst werden

UNH-Segment: Nachrichtenkopf; hier befindet sich die eigentliche Nachricht

UNT-Segment: Ende der Nachricht

UNE-Segment: Gruppenende

UNZ-Segment: Ende der Datei

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