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Mit dem Invoice Portal Service können Sie eingehende Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess verarbeiten: von der Entgegennahme eingehender Rechnungen bis zur abschließenden Buchung.
In der Verwaltung und in der Büroorganisation stecken sowohl bei Privatunternehmen als auch bei der öffentlichen Hand noch immer erhebliche Effizienzsteigerungspotenziale. Zum papierlosen Büro und zu durchorganisierten Prozessen wie in der Produktion ist es oft noch ein weiter Weg.
Datenerhebungen von SEEBURGER zeigen, dass die automatisierte Rechnungsverarbeitung bei einem mittleren Volumen von Eingangsrechnungen zu deutlichen Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung führt: Bereits ab 12.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr werden die Kosten um bis zu 85% reduziert – verglichen mit der konventionellen manuellen Rechnungsverarbeitung.
Neben der Kostenersparnis steigt die Qualität der Rechnungsverarbeitung, weil Sie manuelle Fehler vermeiden können. Auch die Liquiditätssteuerung wird durch die Kompletterfassung im Rechnungseingangsbuch und schnellere Durchlaufzeiten deutlich verbessert.
Verschaffen Sie sich mit unserem Quick Access Video einen schnellen Überblick über den SEEBURGER Invoice Portal Service.
Der Invoice Portal Service richtet sich an mittelständische Unternehmen mit mehr als 2.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr. Diesen Unternehmen ermöglicht er eine zu 100% papierlose, elektronische Rechnungseingangsverarbeitung (E-Invoicing). Die Eingangsrechnungen können dezentral kontiert sowie fach- und sachlich freigegeben werden. Ihr Rechnungsfreigabeprozess kann somit in kürzester Zeit auf digitale Verarbeitung umgestellt werden.
Hierzu leiten Sie die von Ihren Lieferanten (Kreditoren) eingehenden Rechnungen einfach an den Invoice Portal Service weiter. In diesem werden die Eingangsrechnungen dann hinsichtlich Richtigkeit und Vollständigkeit nach landesspezifischen Compliance-Richtlinien geprüft.
Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann ein automatischer Abgleich gegen die von Ihnen bereitgestellten Bestelldaten und Wareneingangsdaten erfolgen und so eine automatisierte Buchung erzeugt werden.
Nach der Freigabe werden alle Rechnungen inklusive Anhängen und Protokollen an Ihr Buchungssystem übergeben und auf Wunsch Ihrem Archiv oder alternativ dem SEEBURGER Online-Archiv zur revisionssicheren Ablage zugestellt.
Als hilfreich erweisen sich möglicherweise auch folgende Services oder Applikationen, die Teil des SEEBURGER-Portfolios rund um das Thema E-Invoicing sind:
Im Rechnungseingang profitieren Sie von optimierten Abläufen, kürzeren Verarbeitungszeiten und reduzierten Aufwänden für die manuelle Verarbeitung.
Durch die elektronische Verarbeitung Ihrer Rechnungen im Invoice Portal Service senken Sie die Fehlerrate. Keine Originalrechnungen gehen Ihnen mehr verloren. Der gesamte Rechnungsverarbeitungsprozess zeichnet sich durch Transparenz und Übersichtlichkeit aus.
Optimiertes Cash-Management und zuverlässige Rechnungszustellung sorgen für weniger Rückfragen Ihrer Kreditoren.
Insgesamt führt E-Invoicing zu einfacheren und schnelleren Prüfungen und höherer Compliance. Alle Arbeitsschritte vom Empfang der Eingangsrechnungen bis zur Freigabe werden revisionssicher protokolliert.
Verlässlich Der Invoice Portal Service wird in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren mit ITIL-basierten Betriebsabläufen in Deutschland betrieben. Alle Cloud-Verträge basieren auf dem deutschen Datenschutzgesetz (BDSG). Der Service wird ausschließlich durch unsere Experten betrieben.
Eingang: Der Invoice Portal Service verarbeitet Rechnungen und Gutschriften automatisiert über folgende vier Eingangskanäle, ohne dass Systemanpassungen oder vorheriges Training von Ihrer Seite notwendig sind.
Aufbereitung: Nach dem Empfang werden die Rechnungsinhalte für die weitere Verarbeitung aufbereitet. ZUGFeRD- und EDI-Rechnungen liegen bereits in strukturierter Form vor und müssen für die weitere Bearbeitung konvertiert werden. Die Inhalte von eingescannten Papierrechnungen oder per E-Mail empfangenen PDF-Rechnungen müssen zunächst mittels integrierter OCR/Erkennungstechnologie erkannt und extrahiert werden. Die extrahierten Daten werden anschließend mit Stamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten des ERP-Systems validiert und angereichert.
Bearbeitung: Jede Rechnung wird gegen eine umfangreiche und in vielen Kundenprojekten erprobte Auswahl an Regeln geprüft. Die Auswahl der Regeln kann an kundenindividuelle und landesspezifische Erfordernisse anpasst werden. Anhand der Regeln prüft der Invoice Portal Service Rechnungen z.B. auf Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder einfach nur den Lieferantennamen. Das System leitet die Rechnungen entsprechend der Richtlinien Ihres Unternehmens in einem integrierten Freigabe-Workflow weiter. Die relevanten Personen für die Freigabe oder die Klärung von Mengen- und Preisabweichungen werden automatisiert ermittelt.
Ausgang: Alle Schritte, die eine Rechnung im Prüfungsprozess durchläuft, werden protokolliert. Der für die Buchung benötigte Rechnungsinhalt wird zum ERP-System des Kunden übertragen. Auf Wunsch werden angehängte Dokumente sowie die Rechnung selbst vom Invoice Portal Service revisionssicher archiviert, wahlweise im SEEBURGER-Archiv oder in einem kundeneigenen Archiv.
Alle eingehenden Rechnungen werden in einem zentralen Rechnungseingangsbuch erfasst. Hier können Sie recherchieren (z.B. bei Anfrage eines Lieferanten), Skonti oder Rechnungsfälligkeiten überwachen und sich über den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen informieren.
Eine integrierte Lieferantenkommunikation ermöglicht es Ihnen, Lieferanten über fehlerhafte Rechnungen per E-Mail oder Post zu informieren. Der Invoice Portal Service stellt zu diesem Zweck Textvorlagen bereit. Auf diese Weise können Sie fehlerhafte Rechnungen ablehnen und für die weitere Bearbeitung sperren, noch bevor die Rechnungen Ihr ERP-System erreichen.
Mit dem Invoice Portal-Dashboard bietet SEEBURGER einen einfachen Zugang zu den Informationen, die die Anwender für ihre täglichen Aufgaben benötigen. Durch die klare, übersichtliche Anordnung und Strukturierung ist die Performance des Invoice Portal Services auf den ersten Blick erkennbar. Operative und strategische Entscheidungen können so noch schneller und effizienter getroffen werden.
Während der Rechnungsverarbeitung wird eine große Zahl von Prozessdaten gesammelt. Das Bericht und Statistik-Modul, das sogenannte SEEBURGER Reporting Cockpit, greift auf diese Datenbasis zu und deckt auf, an welchen Stellen in den automatisierten Abläufen das Potenzial und der Handlungsbedarf für eine Optimierung besonders groß sind. Das Bericht und Statistik-Modul ist in der Lage, sehr große Datenvolumen schnell undeinfach zu analysieren. Es liefert damit wichtige Informationen hinsichtlich Auslastung des Gesamtsystems sowie dessen Teilprozesse. Auffälligkeiten im Verarbeitungsprozess werden so sicher identifiziert. Aufgedeckte Schwachstellen oder organisatorische Hindernisse können gezielt beseitigt werden. Klare, einfach zu interpretierende Grafiken und Diagramme werden sofort erstellt. Der gewünschte Grad der Information lässt sich in den beliebige Reports vertiefen – vom groben Überblick bis hin zu verdichteten Statistiken. Das Bericht- und Statistik-Modul liefert bezogen auf eine Zeithorizont und einer freiwählbaren AggregationStatistiken über Offene Rechnungsbeträge, Verteilung der Eingangskanäle, durchschnittlicheBearbeitungszeiiten, drohende Skontoverluste, etc.
Für Rechnungen ohne Bestellbezug bieten wir einen integrierten Freigabe-Workflow. Der Workflow kann leicht an Ihre internen Freigaberichtlinien angepasst werden und unterstützt die in der Praxis üblichen ein- bis mehrstufigen Freigabestufen.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die SEEBURGER Cloud an das Corporate Design Ihres Unternehmens anzupassen. So können Sie den Invoice Portal Service in Ihr Unternehmen einbinden und Ihren Wiedererkennungswert stärken.
Der Invoice Portal Service ist mandantenfähig: Firmenstrukturen, wie z.B. Niederlassungen und Tochterunternehmen, können über Buchungskreise abgebildet werden. Dies ermöglicht die automatisierte Prüfung gegen Compliance-Vorgaben auf Buchungskreisebene.
Als Anwender mit Administratorrechten pflegen Sie die für die Bearbeitung Ihrer eingehenden Rechnungen benötigten Stammdaten: z.B. die Liste der in den Freigabeprozess involvierten Buchhalter und Freigeber, gewünschte Anzahl Freigabestufen, Freigaberichtlinien, oder die Liste Ihrer Lieferanten – wahlweise über eine integrierte Oberfläche oder automatisiert über eine entsprechende Schnittstelle aus Ihrem ERP-System heraus.
Die OCR-Texterkennungssoftware lernt automatisch von den Korrekturen der Anwender und reduziert so mit jedem Einsatz die Fehlerquote bei der Texterkennung.
Die Gebühr für den Invoice Portal Service setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen: eine initiale Einrichtungsgebühr für die erforderlichen Arbeiten im Rahmen des Initialprojekts und eine monatliche verbrauchsabhängige Nutzungsgebühr abhängig von der Anzahl Rechnungen und den von Ihnen gewählten Service-Optionen.
Folgende Optionen können Sie zusätzlich buchen:
Bitte teilen Sie uns mit, für welche Ausprägungen des Services Sie sich interessieren. Der für Ihr gewünschtes Szenario zuständige Experte wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, die Anforderungen und Erwartungen im Detail besprechen und eine erste Preisindikation vornehmen. Kontaktieren Sie uns einfach, wir beraten Sie gerne.
Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in unserer Blogreihe:
Wir freuen uns über Ihr Interesse an SEEBURGER.