Automatisierter Rechnungsausgangsprozess für komplexe Projektabrechnungen

SEEBURGER Business Integration Suite (BIS)

Formel D unterstützt weltweit Kunden der Automobil- und Zulieferindustrie, die Qualität ihrer Produkte und Prozesse in der kompletten Wertschöpfungskette sicherzustellen. Die vielfältigen Projekte bringen eine Fülle an Daten und Dokumenten mit sich, die bei der Rechnungsstellung nach kunden- bzw. empfängerspezifischen Anforderungen als Anlage zusammen mit der Rechnung zur Verfügung zu stellen sind.

Digitaler Rechnungsworkflow mit individuell definierten Begleitdokumenten

Mit der SEEBURGER Business Integration Suite (BIS) als strategische Integrationsplattform meistert die Unternehmensgruppe seit 2005 die Anforderungen der digitalen Transformation. Bei der bislang komplexen und personalintensiven Projektabrechnung und einem stetig steigenden Rechnungsvolumen sorgt BIS für den sicheren und schnellen Rechnungsversand.

Mit der zentralen Datendrehscheibe BIS profitiert Formel D dabei vielfach:

Einheitlicher, systemübergreifender und beschleunigter Datenfluss
Kundenzufriedenheit durch effiziente Rechnungsprozesse
Wieder auf Kernaufgaben fokussierte Fachabteilungen
Kosteneinsparung durch Prozessautomatisierung
Skalierbare Integrationsplattform für zukünftige Anforderungen

Branche:
Automotive

Szenarien:
API & EAI
E-Invoicing

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Automatisierter Rechnungsausgang bei Formel D mit SEEBURGER BIS

Mehr Effizienz im Rechnungsausgang durch API-Integration

Die Formel D-Projektmanager stoßen in einem Enterprise Content Management (ECM)-System den Rechnungsprozess an. Dort wählen sie die unterschiedlichen Rechnungsempfänger eines Kunden sowie deren individuell erforderlichen Anlagedokumente und Übertragungswege aus. Über BIS erfolgt die API-Integration des ECM-Systems, die standardisierte SAP-Anbindung und der automatisierte Rechnungsversand mit allen Dokumenten.

So wird die manuelle Bearbeitungszeit von insgesamt mehreren Tagen auf eine mehrminütige Bearbeitungssession reduziert.

Teilprozesse und kombinierte BIS-Technologien im beschleunigten Rechungsausgang.

Auswahl von Empfängern, Anlagedokumenten und Übertragungswegen des Kunden im SER ECM-System (z.B. Stücklisten, Zeichnungen, Fotos, Hotelrechnungen). Mit Speicherung dieser Einstellungen erhält BIS über die API-Schnittstelle den Request, die Daten abzuholen, Plausibilitätsprüfungen durchzuführen, die Dokumente aus dem Repository des ECM zu laden und nach Kundenanforderungen zu paketieren

Parallel dazu wird die Rechnungsstellung in SAP durch eine direkte Verbindung mit dem ECM-System angestoßen und Empfängerdaten sowie Übertragungswege übermittelt. BIS erhält daraufhin die erzeugte Rechnung aus SAP per IDoc mit den zugehörigen Adressdaten und jeweiligen Versandkennzeichen.

Der Rechnungsversand erfolgt via BIS auf den festgelegten Versandwegen an die Empfänger. BIS konvertiert die Daten in das richtige Format und übermittelt sicher alle erforderlichen Dokumente über folgende Technologien:
- E-Mail mit Dokumentenanhang oder MFT-Download-Link
- B2B/EDI mit verschiedenen Formaten, z.B. EDIFACT, VDA etc.
- E-Invoicing mit ZUGFeRD-Format

Nutzen für Formel D

Quantitativer Nutzen

Kostenreduktion
Beschleunigte Rechnungsprozesse
Einsparung von Ressourcen

Qualitativer Nutzen

Monitoring, Nachvollziehbarkeit
Skalierbarkeit bei steigendem Rechnungsvolumen
Revisionssicherheit
ISO 27001-konform
Sichere Übertragung sensibler Daten
Keine Medienbrüche

Nutzen insbesondere für den Fachbereich:

Kundenindividueller Service möglich
Flexibilität bei neuen Kundenwünschen
Entlastung des Fachbereichs durch die Automatisierung

Für uns ist BIS die erste Wahl, wenn es darum geht, Daten zu verteilen. Flexibilität, Sicherheit und Geschwindigkeit der Datenübertragung werden für die Automobilbranche immer wichtiger. Und zwar in jedem Prozess, von der Entwicklung bis zur Auslieferung und Abrechnung.

Stefan Pieper, Demand/ISMS Manager bei Formel D

Über Formel D

Formel D ist ein weltweit aktiver Dienstleister der Automobil- und Zulieferindustrie. Die Unternehmensgruppe entwickelt Konzepte und skalierbare Lösungen für die Qualitätssicherung und Prozessoptimierung entlang der kompletten automobilen Wertschöpfungskette – von der Produktentwicklung über die Produktion bis hin zum Aftersales. 1993 in Troisdorf bei Köln gegründet, beschäftigt Formel D heute mehr als 12.000 Mitarbeiter, ist mit mehr als 90 Standorten in 22 Ländern weltweit präsent und erzielte 2019 einen Umsatz von 363 Millionen Euro. Zu den Tochtergesellschaften der Formel D Group gehören CPS Quality, die Formel K GmbH und die Vdynamics GmbH.