E-Invoicing – gesetzlich verpflichtend und steuerrelevant

Alle B2G (Business to Government) oder G2G (Government to Government) E-Rechnungen in Frankreich werden auf der speziellen Plattform Chorus Pro zentral abgewickelt.

Alle B2G (Business to Government) oder G2G (Government to Government) E-Rechnungen in Frankreich werden auf der speziellen Plattform Chorus Pro zentral abgewickelt.

• Chorus Pro wird von AIFE (Agentur für Finanzinformationstechnologie der französischen Regierung) entwickelt und betrieben.
• Subunternehmer, die zur direkten Zahlung von Verträgen zugelassen sind, die vom Staat, von Gebietskörperschaften und öffentlichen Einrichtungen abgeschlossen wurden, übermitteln ihre Rechnungen in elektronischer Form.
• Staat, Kommunen und öffentliche Einrichtungen akzeptieren Rechnungen in elektronischer Form. Im Endausbau werden alle rund 78.000 öffentlichen Verwaltungen in Frankreich jährlich rund 100 Millionen Rechnungen über die Chorus Pro Plattform austauschen.

Das Chorus Pro Portal:

• Reduziert Kosten und Durchlaufzeiten, die zu Produktivitätsgewinnen für Unternehmen und Kunden führen
• Ermöglicht den sicheren Austausch
• Begünstigt eine nachhaltige Entwicklung (Reduktion von CO₂-Emissionen, Papier, Verkehrsmittel, etc.)
• Ist kostenfrei

Wer ist verpflichtet, Chorus Pro einzusetzen?

• 1. Januar 2017: für große Unternehmen
  • (> 5.000 Mitarbeiter oder Jahresumsatz > 1,5 Milliarden €)
• 1. Januar 2018: für den Mittelstand
  • (250 <> 5.000 Mitarbeiter oder Jahresumsatz 50 Millionen € <> 1,5 Milliarden €)
• 1. Januar 2019: für kleine und mittlere Unternehmen
  • (10 <> 250 Mitarbeiter oder Jahresumsatz 2 Millionen € <> 50 Millionen €)
• 1. Januar 2020: für Kleinstunternehmen
  • alle anderen inklusive "1-Personen"-Unternehmen

Akzeptierte E-Rechnungsformate auf Chorus Pro

• Strukturierte Rechnungsformate: UBL (FEN105), CII (FEN135) plus Syntax aus der Europäischen Norm
• PDF-Rechnungen (signiert oder unsigniert), die Lieferanten auf die Chorus Pro-Plattform hochladen. Auf der Plattform werden die Daten der PDF-Rechnungen per OCR ausgelesen. Der Lieferant muss dann die Ergebnisse der OCR überprüfen und manuell korrigieren
• Online-Abrechnung auf der Chorus Pro Plattform
• Leichtes XML mit eingebetteter PDF-Rechnung
• Hybridrechnung FACTUR-X

Alle B2B (Business to Business) E-Rechnungen in Frankreich müssen den DEMAT-Anforderungen entsprechen.

Für EDI-DEMAT-konforme E-Invoicing bedeutet dies:

• EDI-DEMAT-Konformität des Rechnungsinhalts: Rechnungen müssen die von den DEMAT-Vorschriften geforderten Angaben in den entsprechenden Datenfeldern enthalten.
• Akzeptiertes E-Rechnungsformat für EDI-DEMAT: EDIFACT D96A.
• Rechnungszusammenfassungsliste: Eine sequentielle Zusammenfassung der Rechnungen muss erstellt und aufgebaut werden, da Nachrichten gesendet oder empfangen werden und nicht veränderbar sein dürfen.
• Partnerliste: Eine Partnerdatei, mit der das Unternehmen Rechnungen elektronisch austauscht, muss erstellt werden.
• Eine elektronische Archivierung ist erforderlich:
  • Die elektronische Rechnung muss archiviert werden.
  • Zusätzlich müssen eine Rechnungszusammenfassungsliste und eine Partnerliste archiviert werden.
  • Archivierungszeiträume sind:
    • Die Steuerbehörde benötigt sechs Jahre nach Ablauf des laufenden Geschäftsjahres.
    • Das Handelsrecht schreibt für die Archivierung von Dokumenten einen Zeitraum von zehn Jahren vor.
    • Der Lagerort kann sowohl im Inland als auch außerhalb Frankreichs liegen
      • Wenn in Europa, aber außerhalb Frankreichs: Der Kunde muss dies den französischen Steuerbehörden mitteilen.
      • Außerhalb Europas: Das jeweilige Land muss ein Abkommen mit den französischen Steuerbehörden unterzeichnet haben (z.B. die USA oder die Türkei haben es nicht unterzeichnet).
  • Den Finanzbehörden muss ein Online-Zugang zum Herunterladen – zu Kontrollzwecken – und zur Nutzung der gespeicherten Daten gewährt werden, unabhängig vom Ort der Speicherung oder der für die Speicherung verantwortlichen Person.

Wer ist verpflichtet, DEMAT-konformes E-Invoicing einzuhalten?

• EDI DEMAT E-Invoicing ist bisher nicht obligatorisch.
• Wenn sich französische Geschäftspartner jedoch auf EDI-DEMAT für Inlandsrechnungen einigen, müssen sie die Regeln der französischen Dematerialisierung beachten.

SEEBURGER hat im April 2018 die von GS1 ausgestellte Qualifikation für die elektronische EDI-Rechnung nach DEMAT erneuert. Die GS1-Qualifizierung benennt Lösungen, die den Anforderungen des Marktes gerecht werden.

Die Lösung von SEEBURGER erfüllt  die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Italien.

Fattura PA für B2G und (ab 1.1.2019) B2B

Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig beschlossen. Sie wird für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch.

Gültig seit März 2015

• Italien war einer der Pioniere bei der Umsetzung der E-Invoicing EU-Richtlinie mit der Austauschplattform "Sistema di Interscambio" (SdI). Diese basiert auf der FatturaPA-Spezifikation.
• FatturaPA ist die einzige Art der elektronischen Rechnung, die von den öffentlichen Verwaltungen (PA) akzeptiert wird, die nach dem Gesetz verpflichtet sind, die Austauschplattform zu nutzen.
• Seitdem wurden bereits Millionen elektronische Rechnungen als FatturaPA verschickt.
• FatturaPA XML ist das obligatorische XML-Format, das mit einer zertifizierten XAdES-BES-Signatur signiert werden muss.
• SdI bietet Kommunikationskanäle für die automatisierte Integration (z.B. Web-Services und FTP) und ein Webinterface für manuelle Uploads.
• FatturaPA-Rechnungen müssen wie jede andere elektronische B2B-Rechnung nach italienischem Recht aufbewahrt werden.

Aktueller Stand
Seit 1. Januar 2017

• FatturaPA XML's, die über SdI übertragen werden, können für E-Invoicing auch zwischen Geschäftspartnern der Privatwirtschaft (B2B) verwendet werden.
• Für B2B ist die Nutzung von SdI optional.
• Pro Quartal wurden ca. 5.000 B2B-Rechnungen elektronisch über SdI ausgetauscht – da bisher keine Verpflichtung zur Nutzung bestand.

Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig beschlossen. Sie wurde für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch:

Seit 1. Juli 2018

• Dienstleistungen von Subunternehmern in der Lieferkette von Unternehmen, die an Verträgen mit einer öffentlichen Verwaltung beteiligt sind

Seit 1. September 2018

• Steuerfreies Einkaufen
  • Eine reguläre Rechnung wird ausgestellt
  • Die Waren werden im persönlichen Gepäck aus der Europäischen Gemeinschaft innerhalb von 3 Monaten nach dem Kauf ausgeführt
  • Die Waren sind für den persönlichen oder familiären Gebrauch bestimmt
  • Die Waren werden von einer Privatperson gekauft
  • Die neue Verpflichtung betrifft die elektronische Rechnungsstellung für den Verkauf von Waren (keine Dienstleistungen), die den Schwellwert von 155 € (einschließlich MwSt.) überschreiten und aus einer einzigen Rechnung am selben Verkaufspunkt resultieren
  • Es entsteht ein Steuervorteil für Personen mit Wohnsitz außerhalb der Europäischen Gemeinschaft, der es ihnen ermöglicht, die auf in Italien getätigte Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuerstatten

Seit  1. Januar 2019: 

• Lieferung von Benzin oder Diesel zur Verwendung als Kraftstoff
• Alle anderen Business-to-Business-Transaktionen

Jede Rechnung eines italienischen Lieferanten an einen italienischen Käufer muss im FatturaPA-Format über das SdI-Austauschsystem eingereicht werden, bevor sie aus steuerlicher Sicht als ausgestellt gilt. Mit dieser Verpflichtung ist Italien einen ähnlichen Weg gegangen wie Clearance-Länder wie Mexiko, Türkei etc.

E-Invoicing in Mexiko mit CFDI 3.3 und New Complement for Payments.

Mexiko führte bereits 2011 das CFDI-Format ein, das seitdem für die meisten elektronischen Rechnungen obligatorisch ist

CFDI steht für "Comprobante Fiscal Digital por Internet" – wörtlich übersetzt „digitales Steuerdokument via Internet (Rechnung)“. Die CFDI-Rechnung muss sowohl die Unterschrift des Ausstellers als auch die eines Zertifizierungsanbieters PAC "Proveedor Autorizado de Certificación" enthalten. Der PAC muss von der mexikanischen Steuerbehörde (SAT) zertifiziert werden.

Es gibt vier Arten von CFDI's: Rechnungen, Lastschriften, Gutschriften und Frachtbriefe. Das Attribut CFDI tipoDeComprobante kann dazu folgende Werte haben:

• "Ingreso for facture" (Rechnungen)
• "Nota de cargo" (Lastschriften)
• "Egreso for nota de crédito" (Kredite)
• "Traslado for carta de porte" (Frachtbriefe)

Die Verwendung der CFDI Version 3.3 inklusive "payment complemento" und der "Käuferfreigabe einer CFDI Rücknahme" sind im Laufe es Jahres 2018 verpflichtend geworden.

Wegen des §5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptieren die Bundesressorts nur elektronische Rechnungen.

Rechnungsempfänger

Über E-RECHNUNG.GV.AT ist es möglich, elektronische Rechnungen an den Bund und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln. Es kann der nationale XML-Standard ebInterface oder der internationale Peppol UBL Standard als Rechnungsformat verwendet werden.

Rechnungsempfänger des Bundes

Aufgrund der Bestimmungen des § 5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptiert die österreichische Bundesregierung nur elektronische Rechnungen (e-Invoices) für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen. Die Institutionen des Bundes sind im Allgemeinen:

• Alle Ministerien und ihre nachgeordneten Verwaltungen
• Das Parlament
• Das Amt des Bundespräsidenten
• Der Verwaltungsgerichtshof
• Das Verfassungsgericht
• Die österreichische Ombudsstelle
• Der Rechnungshof

Rechnungsempfänger anderer öffentlicher Einrichtungen

Eine detaillierte Auflistung aller Rechnungsempfänger anderer an die E-RECHNUNG.GV.AT angeschlossener öffentlicher Einrichtungen ist ebenfalls verfügbar. Derzeit besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für diese anderen Institutionen des öffentlichen Sektors.

Für Vertragspartner des öffentlichen Sektors

1. Um E-Rechnungen übermitteln zu können, müssen sich Unternehmen einmalig (kostenlos) beim USP (User Service Portal - siehe www.usp.gv.at) registrieren. Lieferanten, die ihre Rechnung über einen Dritten einreichen oder die Peppol-Transportinfrastruktur nutzen, müssen sich nicht bei der USP registrieren.
2. Nach der Registrierung und Anmeldung bei der USP und dem Zugriff auf' E-RECHNUNG.GV.AT' (unter'Meine Dienste') wird die nächste Seite angezeigt.
3. Für die Übermittlung einer E-Rechnung über eine der unterstützten Versandarten sind bestimmte Rechnungsdaten obligatorisch.

Innerhalb des öffentlichen Sektors

1. Andere öffentliche Einrichtungen müssen die Funktionen von E-RECHNUNG.GV.AT in ein öffentliches Portal (PVP) einbetten, um E-Rechnungen übermitteln zu können.
2. Nach der Registrierung eines autorisierten Mitarbeiters auf dem Portal Austria (PAT) können E-Rechnungen über eine der unterstützten Zustellmethoden eingereicht werden. Auch hier sind bestimmte Rechnungsdaten obligatorisch.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)

Peppol ist innerhalb der Europäischen Union die standardisierte Lösung für grenzüberschreitende elektronisch unterstützte öffentliche Beschaffungsverfahren (Public eProcurement).

Der Zweck von Peppol ist, dass jedes Unternehmen in Europa – egal welcher Größe – mit jedem öffentlichen Auftraggeber und jedem privatwirtschaftlichen Unternehmen, welches ebenfalls teilnimmt,  in einem jeden EU-Land auf Basis von standardisierten Lösungen elektronische Nachrichten austauschen kann.

Die elektronische Rechnungslegung ist ein Teilprozess im Rahmen der öffentlichen Beschaffung. Daher ist Peppol ein wichtiger Schritt in Richtung E-Rechnung. Es werden hohe Kostenersparnisse aufgrund von schnelleren Rechnungslegungsprozessen, bei weniger Fehlern aufgrund manueller Interaktion und einheitlichem Datenmanagement, ermöglicht.

Die Peppol-Transportinfrastruktur basiert auf verschiedenen technischen Spezifikationen, technischen Standards und Geschäftsprozessen.

SEEBURGER E-Invoicing Cloud Service für Österreich – B2G über ebInterface oder Peppol:

Bei Buchung des SEEBURGER E-Invoicing Cloud Service für Österreich können die SEEBURGER-Kunden die präferierte Anbindungsvariante (über ebInterface oder Peppol) entsprechend wählen.

Abwicklung mit SII – Neues MwSt-Managementsystem auf der Grundlage von Informationen aus Geschäftsvorgängen.

Am 1. Juli 2017 hat die spanische Steuerbehörde ein neues Mehrwertsteuer-Managementsystem auf der Grundlage von Informationen aus Geschäftsvorfällen mit dem Namen Aeat eingeführt

• AEAT steht für "Agencia Estatal de Administración Tributaria", Staatliche Steuerverwaltung in Echtzeit. Das technische System, das es ermöglicht, heißt SII (Immediate Information Sharing System)
• Dieses Verfahren ist derzeit für 63.000 steuerpflichtige Unternehmen erforderlich, die aus Großunternehmen, MwSt-Gruppen und im Rahmen der monatlichen Erstattungsregelung registrierten Unternehmen bestehen
• Vorteil für die Unternehmen: Sie haben zusätzlich 10 Tage Zeit für Selbstbewertungen und reichen keine Formulare 340 (Registerbücher), 347 (Transaktionen mit Dritten) oder 390 (Jahresübersicht) ein
• Mit den erhaltenen Informationen und den in der Datenbank bereits enthaltenen Informationen bereitet das Finanzamt die Steuerdaten des Steuerpflichtigen für Mehrwertsteuerzwecke auf und erleichtert so die Steuererklärung

Wer ist verpflichtet, SII einzusetzen?

• Große Unternehmen (mehr als 6 Mio. € Jahresumsatz)
• In der monatlichen Umsatzsteuererklärung für Rückerstattung eingetragene Unternehmen (Régimen de devolución mensual del IVA - REDEME)
• MwSt-Gruppen
• Kleine und mittlere Unternehmen können das neue System auf freiwilliger Basis nutzen. Sie könnenen auf Basis der Steuerschätzung im Dezember des Vorjahres aufgenommen werden. 
• Insgesamt sind es ca. 62.000 Unternehmen, die 80% der gesamten Mehrwertsteuerabrechnung in Spanien ausmachen

Relevante Meldungen und deren Fristen für die Registrierung in SII

• Rechnung ausgestellt: Frist von 4 Kalendertagen ab Rechnungsstellung bzw. ab dem Datum der Buchung
• Rechnung erhalten
  • Frist von 4 Kalendertagen ab dem Datum der Buchung der Rechnung, auf jeden Fall bis zum 16. des Monats, der auf die Liquidationsperiode folgt, in der die betreffenden Vorgänge enthalten sind
  • Bei Einfuhren sind die 4 Kalendertage ab der Buchführung des Dokuments zu zählen, in dem der an den Zoll (DUA) gezahlte Betrag vermerkt ist, auf jeden Fall aber bis zum 16. des Monats, der auf die Liquidationsperiode folgt, in der die betreffenden Vorgänge enthalten sind

Strafen werden ab dem 1. Januar 2018 erhoben, wenn die Steuerpflichtigen nicht über SII berichten.

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen akzeptiert der öffentliche Sektor in Spanien nur elektronische Rechnungen. Seit 2015 gilt dies für alle Rechnungen größer 5.000 Euro; Rechungen in Papierform dürfen nur noch unter 5.000 Euro akzeptiert werden.

Rechnungsempfänger

Über das FACe GATEWAY – https://www.facturae.gob.es/Paginas/index.aspx – ist es möglich, elektronische Rechnungen an die spanische Zentralregierung und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln. Als Rechnungsformat muss der nationale XML-Standard Facturae mit einer eSignatur nach dem XAdES-Standard verwendet werden.

Rechnungsempfänger anderer öffentlicher Einrichtungen

FACe ist die einzige Anlaufstelle für elektronische Rechnungen an die Zentralregierung in Spanien. Lokalen und regionalen Regierungen steht es frei, eigene Lösungen zu entwickeln oder eine Lösung anderer Verwaltungen nutzen; in der Regel nutzen sie jedoch ebenfalls FACe. Alle E-Invoice-Empfangssysteme sind in das Rechnungsregister integriert, das den Zahlungsprozess zentral steuert.

Die von FACe angebotenen elektronischen Rechnungsstellungsdienste können über das Portal der Plattform abgerufen werden. Um die direkte Integration von Anwendungen zur Rechnungsbearbeitung zu unterstützen, steht eine Webservice-Schnittstelle zur Verfügung.

Für Vertragspartner des öffentlichen Sektors

Lieferanten können FACe als "Gelbe Seiten" des öffentlichen Sektors nutzen, um die E-Invoicing-Adressen einer öffentlichen Verwaltung (auch solcher, die nicht an FACe angeschlossen sind) zu erhalten.

In Ungarn ist eine Mehrwertsteuer-Echtzeitmeldung für Rechnungen im Inland ab einer Steuerlast von 100.000 HUF/320 € pro Rechnung vorgeschrieben

• Die Nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai) verwendet für diese Meldungen ein System namens KOBAK.
• Steuerzahler müssen seit dem 1. Juli 2018 Mehrwertsteuerdaten von elektronischen Rechnungen (Real Time Invoice Reporting (RTIR)) über das KOBAK-System an die NAV übermitteln.
• Änderungen im Laufe von 2019 und 2020
  • Die aktuelle Version 1.0 ist nur noch bis 04. Juni 2019, 03:59 verwendbar. Das Datenformat der Version 1.0 wird ab dann von NAV abgelehnt.
  • Das Upgrade von Version 1.0 auf 1.1 kann jederzeit vorgenommen werden. Die Versionen 1.0 und 1.1 sollen bis 04. Juni 2019, 03:59 parallel funktionieren.
  • Es gibt auch eine Version 1.2 auf der Roadmap, welche parallel zur Version 1.1 verfügbar gemacht werden soll. Die Spezifikation für die Versionen steht zum Download unter https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentaciok zur Verfügung.
• Die Versionen 1.1 und 1.2 sollen beide durch die neue Schnittstellenversion 1.3 zum 1. Januar 2020 abgelöst werden.

Gründe für die Einführung der Mehrwertsteuermeldung in Ungarn

• Ein großer Teil des Rechnungsumsatzes wird in Echtzeit für die Nationale Steuerbehörde NAV sichtbar
• NAV kann das Steuermanagement effektiver gestalten
• Erhöhung der Mehrwertsteuereinnahmen durch Betrugsprävention

NAV – Allgemeine Informationen

• Die Anforderungen seitens der NAV zu diesem Mandat haben sich in letzter Zeit geändert
• Wenn solche neuen Prozesse und Systeme in einem Land eingeführt werden, kommt es in der Regel am Anfang häufig zu Änderungen bei Fälligkeitsterminen, Strafen, Formaten, Benachrichtigungen etc.
• Alle hier gemachten Angaben zur Umsatzsteuererklärung in Ungarn entsprechen daher dem aktuellen SEEBURGER-Wissen, das auf einem intensiven Dialog mit den zuständigen Behörden beruht

B2T E-Invoicing in Ungarn mit dem NAV KOBAK-System

Die Nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai) bietet zusätzliche Dienste für den Steuerzahler, um den Betrieb und die Verwendung nötiger Upgrades zu erleichtern:

• Eine sofortige und automatische Benachrichtigung nachdem man sich als Nutzer für Updates, Versionsänderungen oder etwaige Fehler registriert hat
• Statistiken zum monatlichen Datentransfer, zu fehlerhaften Datenlieferungen und der Datenqualität
• Eine Abfrageoption für das Schnittstellenprotokoll, mit der ein bestimmter Anforderungsinhalt in einer kontrollierten Umgebung auf Fehler hin getestet werden kann

Fristen für die Umsatzsteuerregistrierung von ausgestellten Rechnungen an den NAV

• Beträge unter 100.000 HUF: Keine MwSt.-Meldung an den NAV erforderlich
• Beträge ab 100.000 HUF
  • Elektronische Rechnungen müssen spätestens am 15. Tag nach Lieferung der Dienstleistungen oder Waren erstellt werden
  • Die Meldung an NAV erfolgt sofort nach der "technischen Erstellung" einer elektronischen Rechnung
  • Für gedruckte Rechnungen, die durch ein EC- oder Kreditkartenlesegerät erzeugt werden, gilt dagegen
    • Rechnungsbeträge zwischen 100.000 HUF und 499.999 HUF für Rechnungen mit Mehrwertsteuer: Diese müssen dem NAV innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungsstellung gemeldet werden
    • Rechnungsbeträge ab 500.000 HUF für Rechnungen mit Mehrwertsteuer: Diese müssen innerhalb von 24 Stunden nach Rechnungsstellung an den NAV gemeldet werden

Sanktionen bei Zuwiderhandlung

Bis zu 500.000 HUF/1.600 € können pro Rechnung fällig werden, wenn der Steuerpflichtige nicht an den NAV meldet.

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